kako-obdelati-prejet-racun-v-racunovodskem-programu
Kako obdelati prejet račun v računovodskem programu?

Kako obdelati prejet račun v računovodskem programu?

Dobropis, avans ter izdan in prejet račun domačih in tujih pravnih oseb ter fizičnih oseb spadajo pod najpogosteje vnesene in poknjižene dokumente pri vodenju poslovnih knjig, zato je pomembno, da računovodski program nudi enostaven vnos v sistem, obdelavo in knjiženje na temeljnico. Pri tem so pomembni tudi avtomatizirani procesi, ki računovodji olajšujejo delo in prihranijo na času.

Poslovni program lahko nudi tudi različne preglede in analize vnesenih dokumentov, pri čemer dokumentira in shranjuje različne postavke, ki jih lahko računovodja in podjetnik pregledujeta v kazalu, glede na kupca, številko fakture, datum zapadlosti, zneske in datume plačila. Poenostavljeni pregledi omogočajo nadzor nad stroški in nudijo dostopnost do ažurnih in posodobljenih podatkov.

Prejet račun v dokumentnem sistemu in potrjevanje končne različice

Tudi podjetnik lahko sodeluje pri vnašanju faktur v sistem. Pri tem lahko iz fizične oblike dokumenta vnese vse potrebne podatke v program ter nato fakturo shrani z namenom, da lahko ustvari plačilni nalog. Računovodja lahko nato vse podatke preveri in fakturo potrdi. Pri tem je namreč pomembno tudi knjiženje na ustrezne konte, kar lahko stori le računovodja.

Če je potrebno neko prejeto fakturo plačati ali jo zaradi obračuna davka poknjižiti na temeljnico, pri tem pa podjetnik nima časa, da bi prinesel papirnate dokumente v računovodski servis, lahko posamezno fakturo skenira in jo v digitalni obliki pošlje v dokumentni sistem oziroma nabiralnik. Od tu lahko računovodja dokument natisne ali pa postavke vnese v program in poknjiži fakturo.

Prejet račun – samodejno knjiženje z zapisi v davčnih evidencah

Avtomatizacija procesov v računovodskem programu omogoča, da rutinske obdelave faktur prihranijo na času, tako kar se tiče vnašanja, priprave plačilnih nalogov in knjiženja na temeljnico. Ko je faktura vnesena v sistem in potrjena, tedaj je mogoče neposredno iz programa prenesti plačilne naloge v spletno banko, pri čemer program avtomatično pripravi plačilne naloge z vsemi potrebnimi podatki in sklici.

Zatem celoten proces še ni končan, saj se faktura samodejno poknjiži v glavno knjigo ter na temeljnico, zato je ni potrebno ponovno ročno vpisovati ali kopirati podatke s kontnim planom. V primeru, da gre za davčne zavezance, pa sistem samodejno ustvari tudi zapise za DDV, zato ni potrebno dodatno vpisovati podatkov v davčnih evidencah za kasnejši obračun davka na dodano vrednost. Nastavitve davčnih stopenj in drugih postavk so že shranjene v sistemu.

Vnos fakture povezan z zalogami in osnovnimi sredstvi

Program za vodenje poslovnih knjig omogoča tudi povezave z registrom osnovnih sredstev. Če je na fakturi blago, ki spada pod osnovna sredstva podjetja, tedaj se pri vnašanju dokumenta v sistem le z enim klikom označi, da gre za osnovno sredstvo, ki se nato avtomatsko prenese in shrani v registru osnovnih sredstev.

Enako velja tudi za povezave z zalogami, kar je še posebej uporabno v podjetjih z maloprodajo. Prejet račun ima v postavkah navedeno blago po količinah in imenih, zato je mogoče vse izdelke neposredno prenesti v zaloge, kar pri večjih zalogah izdelkov olajšuje iskanje in naročanje pri dobaviteljih. Če gre za fakturo v tuji denarni enoti, jo sistem pretvori v domačo enoto po tečaju Banke Slovenije.

O avtorju

avtor

Poglej vse objave